In deze case card is te lezen hoe een interne verhuizing de noodzaak tot rigoureus beperken van de SRE-directory structuur – van 1 miljoen naar 4.300 mappen – tot de ontwikkeling van een efficiënte – webbased – rubriceringstool leidde; In nauwe samenwerking met KBenP is speciaal voor SRE een rubriceringstool ontwikkeld, waarmee medewerkers materiaal – voorafgaand aan de digitalisering – zelf konden labelen. Plaatsing van de gedigitaliseerde data vond daarna geheel automatisch plaats binnen de nieuwe, overzichtelijke documentstructuur.

Bent u geïnteresseerd hoe u ook binnen uw organisatie – al dan niet met inzet van eigen medewerkers – tot een soortgelijk efficiënte voorbereiding van digitalisering te komen?

Effieciënte digitaliseringsoplossing voor opdrachtgever... en leverancier!

Bergmeester: "De eerste uitdaging lag intern bij SRE; we moesten onze 1 miljoen tellende mappenstructuur tot een meer bruikbare hoeveelheid van 4.300 directory's terugbrengen." Daarmee miste SRE nog steeds de methodiek om de te digitaliseren data daarin eenvoudig en uniform te kunnen plaatsen. Bergmeester vervolgt enthousiast over het tweede deel van de uitdaging, welke 2dA - binnen het kader van de advieswerkzaamheden van informatiespecialist KBenP - wist te tackelen: "Om werkelijk twee voor twaalf ontwikkelde 2dA een geheel nieuwe rubriceringstool in de vorm van een custom made website, waarbinnen onze medewerkers stapsgewijs de analoge data aan de toekomstige digitale directory konden koppelen. Jullie lieten ons inzien dat we met gebruik van deze labeltool niet alleen tot meer gestructureerde rubricering door onze eigen medewerkers konden komen, maar ook tot efficiënter datagebruik in de toekomst." Bergmeester grinnikt tevreden: "Daarmee legden jullie de basis voor een digitaliseringsaanpak die niet alleen ons veel werk (en zoektijd) bespaarde, maar ook één die jullie als leverancier een nog snellere verwerkingstijd laat realiseren!"
 

Download hier de case card