Archiefopslag; altijd de meest efficiënte oplossing

Opslag van analoog archiefmateriaal kan de juiste keuze voor uw organisatie blijken; De  vierkante meterprijs van kantoorruimte ligt te hoog om de opslag van archiefmateriaal te rechtvaardigen, documenten en medewerkers zijn niet veilig in dezelfde ruimte of toegang tot het originele materiaal verloopt te moeizaam. Welke reden u ook heeft, 2dA biedt interessante standaard- en maatoplossingen voor opslag van uw archief. Ook als u niet direct tot digitalisering wilt overgaan.

Van statische tot dynamische archiefopslag en alles daar tussen in

2dA biedt veilige opslag van (vertrouwelijke) archieven. Afhankelijk van het belang van de informatie, juridische en/of historische waarde en anticiperend op de verwachte mate van raadplegen zijn diverse standaard- en maatoplossingen mogelijk. De 2dA-specialist informeert u graag over de mogelijkheden.

• statisch archief > veilig en vertrouwd bewaren tegen lage kosten

Circa 60% van de archieven hebben een statisch karakter; Materiaal uit deze archieven wordt zelden opgevraagd. Deze vorm van archiefopslag gebeurt in de regel om te voldoen aan eventuele compliance regelgeving of wettelijk gestelde bewaartermijnen.

2dA slaat statisch archiefmateriaal onder meer op conform het deep storage concept; Archiefdozen worden - gestapeld op pallets - bewaard in een volautomatische (hoogbouw)magazijn. Afhankelijk van het formaat kunnen 30 tot 40 archiefdozen op een pallet in deze volledig gecomputeriseerde omgeving worden ondergebracht. Robots plaatsen en halen opgevraagde archiefstukken als deze toch geraadpleegd moeten worden. Al naar gelang uw wens al binnen een dag.

• dynamisch archief > externe opslag van direct opvraagbare documenten

In de praktijk blijkt minder dan 10% van de archiefopslag dynamisch. Hier tegenover staat dat 70% van alle opzoekingen op dit soort dynamische of lopende archieven plaats vindt. Innovatief ruimtegebruik tegen lage kosten maken het mogelijk om ook dynamisch gebruikte  documenten (als patiënten- en personeelsdossiers) verrassend betaalbaar extern op te slaan. Dynamische opslag is daarom zeker een optie in geval van verhuizing of digitaliseringtrajecten.

Via een online informatie management systeem heeft u altijd, snel en eenvoudig online inzicht in uw analoge archief. Status en historie van elk archiefstuk zijn traceerbaar. Opvragingen gemakkelijk online te plaatsen. Bent u nieuwsgierig? De 2dA specialist demonstreert u de mogelijkheden graag.

Afhankelijk van uw wensen kan materiaal uit de dynamische archiefopslag binnen 3 uur fysiek in Nederland worden afgeleverd. Ook behoort scanning on demand tot de mogelijkheden, waarna - beveiligde - beveiligde, digitale dataoverdracht plaats vindt.

• semi-statisch opslag > de pragmatische tussenoplossing 

Dossiers die beperkt worden opgevraagd, kunnen worden ondergebracht in kostenefficiënte semi-statische archiefopslag. U bepaalt de mate van veiligheid, de snelheid waarmee opvragingen moeten worden aangeleverd en of u deze fysiek of digitaal wilt ontvangen. Doorgaans wordt archiefmateriaal 2 tot 4 jaar opgeslagen, alvorens tot digitalisering, deep storage archiefopslag of vernietiging wordt overgegaan.

Met een semi-statische archief heeft u de voordelen van flexibele opslag én beheersbare kosten.

Wanneer archiefopslag van uw analoge materiaal overwegen?

In deze huidige tijd van verregaande digitalisering en complexe regelgeving vormt doeltreffend informatiebeheer een uitdaging; Externe archiefopslag leidt in de regel tot efficiënter data- en ruimtegebruik, als ook een meer veilige fysieke en digitale werkomgeving. U kunt zich focuseren op uw kernactiviteiten. 

De volgende aspecten kunnen redenen zijn om externe opslag te overwegen: 

• Kostenbesparing:
  • Ruimte:
    • Lagere opslagkosten
    • Geen specifieke kosten voor brand- en inbraaksystemen
    • Geen kosten voor specifieke klimaatbeheersing
•  Korte opvraagtijden, snellere zoektijden
• Toename (brand)veiligheid
• Ruimtewinst
• Efficiënter informatiebeheer met:
  • snelle opvraagtijden
  • afleversnelheden van opgevraagd materiaal naar keuze
  • uniforme inrichting
  • mogelijkheid van scanning on demand
• Naar wens:
  • (volledig) geautomatiseerde opslag
  • (volledig) geïndexeerde archiefdata
  • proactief beheer rekening houdend met bewaartermijnen en vernietigingsdata
• Keuze tussen actief bestandsbeheer of -opslag en tracking op doos- of dossierniveau
• maatoplossing voor elke vorm van archiefopslag, de optimale mix van prijs, oproepbaarheid, veiligheid en bewaarkwaliteit
• beveiligde transportvoertuigen en desgewenst hoogopgeleide transportspecialisten.
• bescherming tegen calamiteiten, ongedierte, inbraak en brand- en waterschade

Centra van archiefopslag naar wens van standaard tot streng beveiligd;

Al naar gelang verwachte dynamiek en budgettering vindt de externe opslag plaats in centra geschikt voor standaard archiefopslag tot uiterst gespecialiseerde en computergestuurde omgevingen; 

Voor de centra met beveiligde archiefopslag geldt onder meer:

• geschikt voor opslag van archieven met de hoogste classificaties van vertrouwelijkheid
• uitgerust met alarmsystemen; Alle archieven zijn 24/7 dagen onder toezicht en voorzien van  de meest recente branddetectie- en brandblussystemen in brandwerend gescheiden compartimenten
• uitsluitend geautoriseerde toegang van medewerkers en begeleide toegang van bezoekers
• strikte geheimhoudingsplicht en screening van medewerkers scancentra
• gegarandeerde anonimiteit

Welke soorten archiefopslag

Onder andere de volgende soorten materialen kunnen in opslag:

• doosopslag in archiefdozen of gemeente-archiefdozen
• dossieropslag (voor zeer dynamische archieven) 
• palletopslag (voor een zeer statisch archief) 
• opslag in brandwerende en brandvertragende kluizen
• opslag in kokers
• back-up tapes
• microfilms
• röntgenfoto’s (in mappen)
• CD’s
• microfiches
• historisch erfgoed

De specialisten van 2dA informeren u graag.