Onlangs zijn de handtekeningen gezet onder het nieuwe sponsorcontract van onze langlopende hoofdsponsor 2dA Digital Intelligence. Dat betekent onder andere dat het 2dA logo nog zeker twee jaar op de voorkant van de shirts van onze competitiespelers z...

Rick Thijssen, voorzitter van BC Smashing, is meer dan tevreden met de contractverlenging. “We mogen 2dA inmiddels al heel wat jaren onze hoofdsponsor noemen, en we zijn er trots op dat we ook voor de komende twee jaar hun support krijgen. We gaan alles uit de samenwerking halen om deze wederom te laten slagen. En we bedanken 2dA natuurlijk voor het grote vertrouwen in onze club.”

2dA, gevestigd in Nijmegen, zorgt er met hun diensten voor dat het archief van de toekomst 100% digitaal toegankelijk is. Het is dé digitaliseringspartner als het draait om doelgericht, vertrouwelijk en toekomst geschikt digitaliseren van analoge of deels digitale archieven. Meer informatie over 2dA Digital Intelligence vind je op de website www.2da.nl.

Naast hoofdsponsor 2dA hebben ook sponsoren Yoast en Badmintonplanet voor verlenging tot en met 2024 getekend.

Het aantal digitale aanvragen van archiefstukken groeit. De verwerking hiervan zorgt voor meer administratie bij de archiefdiensten. Gelukkig zorgt een unieke oplossing ervoor dat informatieprofessionals deze administratie naast zich neer kunnen legg...

Ooit werden de archieven vooral geraadpleegd door overheids- instanties, journalisten of door burgers die toevallig de weg naar het archief wisten te vinden. Tegenwoordig komen er steeds meer en steeds complexere vragen bij het archief terecht en weten meer mensen dat ze stukken digitaal kunnen opvragen.

Het feit dat de studiezalen en bibliotheken op dit moment min- der toegankelijk zijn en het digitaal opvragen van informatie wordt gestimuleerd, heeft ertoe geleid dat het aantal digitale aanvragen sterk in omvang is toegenomen. Ook is het aantal aanvragen met betrekking tot bouwaanvragen of -tekeningen gegroeid. Deze vraag zal in de toekomst alleen nog maar verder groeien, zodra meer mensen ontdekken dat ze archief- stukken digitaal kunnen opvragen bij een archiefdienst.

Archieven gaan zelf scannen en digitaliseren: kans of risico?

Om aan deze groeiende vraag naar digitale bestanden te voldoen worden archieven, zowel landelijk als regionaal, gedwongen een scanning on demand dienst in te richten. Als archief heb je dan meerdere keuzes:

Je richt zelf een scanstraat in, laat de stukken door een scanoperator scannen en levert de digitale bestanden uit.

Je besteedt het scanproces bij een externe partner uit en ontvangt de digitale bestanden retour. Die lever je vervol- gens uit.

Meer administratie

In beide gevallen zal de archiefdienst de digitale bestanden zelf nog moeten uitleveren aan de aanvrager. Daarnaast is er vaak de wens om de stukken zowel intern op te slaan als op een online platform te publiceren, zoals bijvoorbeeld archieven.nl, Azure.com of een e-depot. Dit is een extra administratieve taak die er voor de informatieprofessional bijkomt en niet tot zijn of haar kerntaken behoort. Omdat voor zowel het scannen als het verwerken bepaalde kennis is vereist, vergroot deze versnippe- ring van werkzaamheden ook de kans op fouten.

De robot als nieuwe collega voor de administratie

2dA en Repromat zagen deze ontwikkeling aankomen en heb- ben de handen ineengeslagen. Zij hebben een totaaloplossing in de markt gezet, waarbij de archivaris nog wel zelf het boek of het te scannen stuk uit het archief moet zoeken, maar waar- bij na het scanproces de aanvraag volledig geautomatiseerd wordt verwerkt door intelligente software, ook wel een robot, die gekoppeld is aan de scanners.

Nadat de archivaris en de scanoperator hun werk hebben gedaan, komt er dus geen andere collega meer aan te pas. De robot van 2dA is de nieuwe collega die al het resterende werk uit handen neemt. De archivaris moet natuurlijk wel weer het gescande item terug naar het archief brengen.

Geautomatiseerde verwerking en output

De intelligente software pakt de bestanden op vanuit de scanner van Repromat, exporteert deze bestanden naar de verschillende ontvangers en is compatibel met alle gebruikelijke systemen:

Voordelen robot:

• Het archiefstuk blijft ‘in huis’
• Eigen regie over de planning
• Verkorte wachttijd
• Archiefdienst kan zich richten op zijn kerntaak
• Veel minder administratieve handelingen
• Geautomatiseerde en klantgerichte uitlevering aan aanvrager
• Automatische uitlevering aan online platforms en de eigen server
• Enorme tijdwinst, kostenbesparing en foutmini­ malisatie
• Compatibel met alle gebruikelijke systemen

• De aanvrager ontvangt het digitale stuk als pdf via een zelf ontwikkeld transferplatform of een bestaand platform van de klant met een begeleidende mail en toelichting. Dit gaat volledig vanzelf; hier hoeft de archiefdienst niets aan te doen.
• Dezelfde scan gaat met de juiste benaming naar bijvoor- beeld archieven.nl, Azure.com,
• e-depot of een ander online platform, zodat het daarna voor ieder die het wil beschikbaar is.
• De laatste output betreft de interne opslag van het betref- fende archief.

In de laatste fase behoudt de intelligente software de bron- bestanden op de definitieve locaties en verwijdert het de afgeleide bestanden die aan de burger zijn geleverd, waardoor er geen vervuiling ontstaat en opslagcapaciteit behouden blijft.

De hiervoor genoemde exports vinden plaats volgens van tevoren afgesproken richtlijnen voor de bestanden, waaronder de juiste naamgeving. Na uitlevering is de route van de bestan- den altijd via het track-and-trace-systeem te raadplegen.

‘Voor het Noord-Hollands Archief is een hoog niveau van digitale dienstverlening essentieel om onze taak als publiekscentrum onder alle omstandigheden goed te kunnen vervullen. De website met de mogelijkheid tot het laten scannen van archiefstukken op verzoek vervult daarin een spilfunctie. Via de service ‘Scannen op verzoek’ leveren we de scans direct aan de aanvrager en stellen die op de website beschikbaar voor iedereen. Het aanvragen, leveren aan aanvrager en koppelen aan de inventaris op de web- site loopt via een zoveel mogelijk geautomatiseerd proces. We digitaliseren met slimme IT-toepassingen waar mogelijk. Voor het bekijken en onderzoeken van de originele stukken kan het publiek in onze studiezaal in de historische Janskerk in Haarlem terecht.’

Klaartje Pompe, Noord-Hollands Archief

Tijdwinst

Het uitbesteden van het scannen is ook een oplossing, maar haalt de snelheid uit het proces en vermindert het overzicht. Het voordeel van eenvoudig zelf scannen en de geautomati- seerde verwerking zorgt ervoor dat de klant zijn aanvraag snel in bezit heeft.

Het bedienen van de scanner is zeer eenvoudig en levert stan- daard een hoge kwaliteit. Doordat er geen tijd verloren gaat aan het hernoemen van bestanden, verpakken in verschillen- de batches en begeleid verdelen naar de verschillende ont- vangers en platforms, levert de inzet van de robot een enorme tijdwinst op. Ook bij uitbesteding aan een andere scanpartner is het voor de archiefdienst mogelijk de intelligente software in eigen beheer te koppelen, zodat de digitale bestanden van daaruit geautomatiseerd worden geëxporteerd.

‘Hoewel we bezoekers aan de Citadel graag blijven verwelkomen, willen we niet dat iemand voor het raadplegen van archieven nog afhankelijk is van een bezoek aan onze studiezaal. Het raadplegen moet digitaal kunnen: snel, betrouwbaar en naar tevredenheid. Zonder beperkingen te hoeven stellen aan de date- ring van een archiefstuk of het aantal aanvragen per dag, of het nou één charter is of twintig bouwtekeningen. Dat vereist héél veel scannen, soepel – zo veel mogelijk geautomatiseerd – ver- werken van al die scans én goed communiceren met aanvragers. Zonder de huidige oplossing zouden we dit niet klaarspelen. Onze studiezaal is hiermee écht digitaal.’

Mariët Bruggeman en Christian van der Ven, BHIC

De samenwerking stopt niet hier

Steeds meer partners, die zich alleen toerusten op het scan- proces, zien de toegevoegde waarde van deze software-RPA (Robotic Process Automation) in combinatie met de scanner en zoeken de samenwerking op. Op deze manier kunnen ze hun klanten een completere oplossing bieden.

Meer informatie?

Geïnteresseerd in deze oplossing, meer weten of geïnteres- seerd in een mogelijke samenwerking? Neem gerust contact met ons op via info@2da.nl of info@repromat.nl. Wij laten u graag zien hoe het werkt.

Over 2dA en Repromat

Beide bedrijven zijn al meer dan een decennia actief
in de markt. 2dA als ICT­ en ­scanbedrijf; Repromat als importeur van I2S, wereldmarktleider op het gebied van boekscansystemen. Als reactie op vragen uit de markt is het idee ontstaan om het scanproces te vereenvoudigen en te optimaliseren, met de samenwerking en inno­ vatieve oplossing als resultaat. Steeds meer archieven maken inmiddels gebruik van deze gecombineerde maatoplossingen.

In de gemeente Hengelo lag bijna 1 kilometer aan bouwarchief te wachten op digitalisering. Een flinke klus, maar de gemeente, SWB en 2dA zijn inmiddels een flink eind op weg. “Geweldig om te zien waar we nu staan”, roept Daniëlle Hag tevreden. In het...

Daniëlle Hag, projectleider en informatie adviseur bij de gemeente Hengelo, vertelt dat zij als gemeente zo’n vier jaar geleden voor de opgave kwamen te staan om het bouwarchief te digitaliseren.

Daniëlle: “Er is dagelijks vraag naar informatie uit de archieven, waaronder bouwdossiers. De werkwijze met papier is veelal inefficiënt en kwetsbaar. We willen als gemeente heel graag de dienstverlening naar de burger verbeteren door middel van digitalisering. Daarnaast was het uitgangspunt voor het nieuwe stadskantoor (dat in 2019 in gebruik is genomen) dat er een flexibel kantoorconcept zou zijn, en er sprake zou zijn van digitale informatievoorziening. Daarom heeft de raad van de gemeente Hengelo in 2017 vastgesteld dat er budget vrijgemaakt mocht worden om een start te maken met het digitaliseren van papieren archieven. De gemeentelijke papieren archieven waren toen 3,5 strekkende kilometer. Het vrijgemaakte budget is gebruikt om het bouwarchief te digitaliseren, gezien de vele opvragingen (van medewerkers en inwoners) en omvang (circa 800 strekkende meter).”

In 2018 zijn de gemeente Hengelo en SWB de samenwerking aangegaan om het bouwarchief te digitaliseren. De gemeente Hengelo wilde graag een lokaal sociaal werkbedrijf de kans bieden om hier tientallen Hengeloërs uit diverse doelgroepen een perspectief te bieden. Leon Teussink, werkcoach en projectleider SWB: “Als leerwerkbedrijf ontwikkelen wij mensen en versterken we hun positie op de arbeidsmarkt. Als samenwerkingspartner helpen wij bedrijven en organisaties bij het behalen van MVO doelstellingen op het gebied van arbeid. Wij geloven dat ieder mens waardevol is, iets te bieden heeft en erbij wil horen. Een baan en samenwerken met collega’s zijn daarbij belangrijk. Voor deze opdracht van de gemeente hebben we een team samengesteld waarvan we wisten dat zij prima met deze opdracht uit de voeten konden.”

800 meter bouwarchief

In de praktijk betekent dit dat de gemeente het bouwarchief, 800 meter archief in totaal, heeft verplaatst naar SWB en op locatie bij SWB is een eigen scanstraat ingericht, met behulp van de kennis en ervaring van 2dA. Daniëlle: “Het hele bouwarchief bestond uit stukken van het jaar 1900 tot en met 2010. Na 2010 zijn de stukken standaard digitaal opgeslagen. Van voor 1900 is er helaas zo goed als niets meer.”

Versimpeling indexering

Door de jaren heen is de wijze van archivering continu veranderd. Er werd steeds andere informatie opgeslagen, de wet- en regelgeving veranderde en er kwamen nieuwe inzichten. Dit maakt dat het archief niet eenvoudig te indexeren was en er vele categorieën zijn ontstaan. Daniëlle: “Op advies van 2dA hebben we gekeken naar het vereenvoudigen van de indexering, waardoor we nu nog maar tien criteria hebben waarop we de archiefstukken indelen. Dat zoekt en ordent veel sneller, dat zal je begrijpen.” Leon: “Hoe dichter we bij het heden komen, hoe meer we zien dat de documenten veranderen. Af en toe komt er iets voorbij dat we niet onder de tien categorieën kunnen wegzetten en dan overleggen we met de gemeente hoe we dat indexeren. Daar komen we steeds wel uit samen.”

Samenwerking gemeente, SWB en 2dA

Leon: “Ik kom uit het bankwezen, een hele andere wereld. Toen ik bij SWB kwam werken, werd ik met mijn neus op de feiten gedrukt en ik realiseerde me hoe dankbaar je mag zijn als je moeiteloos in het arbeidsproces kunt meedraaien. Voor de collega’s hier is dat niet vanzelfsprekend, maar ik heb ook ontdekt dat de mensen hier juist andere talenten bezitten die heel waardevol zijn. Ze hebben een enorme drive om het goed te doen, om de klant tevreden te stellen en ze kunnen heel goed uit de voeten met geautomatiseerde opdrachten. Ieder is weer goed in zijn eigen, specifieke taak. Wiljan op den Brouw van 2dA is een dag per week fysiek op onze locatie aanwezig. Het grote voordeel is dat 2dA zelf ook werkt met mensen met een arbeidsbeperking, dus hij weet precies hoe je dit proces voor iedereen werkbaar kunt inrichten. Ik heb enorm veel van Wiljan geleerd!”

Daniëlle vult Leon aan: “De gemeente heeft natuurlijk een directe relatie met de mensen van SWB vanwege hun uitkering. Ik vind het heel mooi om te zien dat we het project op deze manier hebben kunnen inrichten. De standaardisering maakt dat het werk goed te organiseren is. En dat de opdracht lokaal is gebleven, dat vonden we ook heel belangrijk.”

Leon: “Ook geweldig hoe mensen er zelf over praten, ze zijn heel trots op hun werk. Iedereen heeft z’n eigen taak en daar zijn ze heel erg blij mee. Juist niet te veel afwisseling. Ze maken deel uit van een groter geheel. Ze balen ook echt als er iets niet goed is gegaan en zetten dan meteen de schouders er weer onder. Ze willen het echt goed doen.”

Vernietigen papieren archief

Daniëlle: “We gaan digitaliseren en substitueren. Dat wil zeggen dat het digitale archief de definitieve vervanging is van het oude archief en we die laatste ook echt gaan vernietigen. Het digitale archief wordt het nieuwe bronbestand. We maken uiteraard wel uitzonderingen voor documenten met een cultuurhistorische waarde. De papieren van deze cultuurhistorische dossiers blijven veilig opgeborgen in de archiefruimte. Dankzij de digitalisering wordt het papier van deze dossiers niet langer aangetast, omdat het niet meer door vele mensenhanden gaat, maar kan toch iedereen de informatie inzien.”

Soepel procesverloop

Daniëlle: “We zijn heel blij met hoe soepel het proces nu verloopt. We ontvangen steeds voortgangsrapportages en mocht er bijvoorbeeld een keer iets zijn met een scanner, dan merken wij daar niets van. Leon bevestigt dit: “2dA zorgt ervoor dat er binnen 24 uur een oplossing of een vervanging voor komt. Zij zijn maatschappelijk en sociaal betrokken, en begrijpen tegelijkertijd welke zakelijke behoefte er ligt en welke oplossing er nodig is. En we zijn inmiddels ver over de helft. De trein rijdt volop en we hebben er alle vertrouwen in dat we het proces op dezelfde manier voortzetten. Eventuele hobbels zijn tot nu toe steeds goed opgelost, dus ook daar verwacht ik geen problemen.”

Zoeken en vinden van de juiste bestanden

Daniëlle: “Mensen gaan straks zoeken op metadata als ‘straatnaam’ en ‘huisnummer’, en vervolgens wellicht zoeken op ‘nieuwbouw’ of ‘dakkapel’, waardoor ze heel snel de juiste digitale tekeningen kunnen vinden. De digitale bestanden komen op een centrale plek te staan. Eerst is deze opslaglocatie voor alle interne medewerkers beschikbaar, later ook voor bijvoorbeeld inwoners zodat wij via dat centrale systeem ook de digitale bestanden gelijk met hen kunnen delen. Het snuffelen in het papieren archief is daarmee wel definitief van de baan. Het voordeel is dat meerdere mensen nu tegelijk een dossier kunnen inzien, zelfs locatie onafhankelijk, wat niet mogelijk was bij een fysiek dossier.”

Ieder archiefstuk is eenvoudig te traceren

Leon: “Wiljan is voor ons, naast dat hij er een dag in de week is, de hele week prima bereikbaar voor vragen of ondersteuning. De manier waarop 2dA het proces heeft versimpeld, ingericht en hoe ze hun adviesrol hebben opgepakt, heeft ons enorm geholpen.”

Daniëlle: “Bij 2dA is het niet zomaar ‘u vraagt, wij draaien’. We mogen alles vragen en zij zoeken dan naar de best passende oplossing. Als het dus niet mogelijk is, dan komen ze met een alternatieve oplossing die wel haalbaar is. En ze hebben zowel de technische kennis als eigen programmeurs in huis, waardoor ze heel goed weten wat er wel en wat er niet kan.”

Leon: “Het track-and-trace-systeem zorgt ervoor dat ieder archiefstuk te traceren is. Alle dozen worden gescand, dus mochten we iets nodig hebben, dan weten we precies wie de doos op dat moment onder handen heeft. Dat scheelt ons erg veel zoektijd.”

Op de vraag of Daniëlle en Leon vaker met 2dA zouden willen samenwerken is het antwoord eenduidig: “Ja, zeker!”

Daniëlle sluit af: “Begin 2022 wordt naar verwachting het digitaliseringproject voor de bouwdossiers afgerond, maar momenteel hebben we al veel voordeel van de reeds gedigitaliseerde dossiers.”

------

Daniëlle Hag, projectleider en informatie adviseur bij de gemeente Hengelo. Samen met het projectteam bestaande uit een senior archiefmedewerker, een functioneel beheerder en de archivaris zorgen zij namens de gemeente Hengelo voor het uitvoeren van de taken van de gemeente met betrekking tot het digitaliseren van de bouwdossiers.

Leon Teussink - werkcoach en projectleider SWB, dagelijkse leiding over een groep van 16 mensen. Hiervoor heeft hij 20 jaar gewerkt in de financiële dienstverlening als trainer, coach, hypotheek- en financieel adviseur en als mede-eigenaar van een financieel advieskantoor.

2dA heeft Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) in de genen; Digitaliseringprocessen en scanproducten zijn ontwikkeld op de foutloze inzet van medewerkers met een achterstand tot de arbeidsmarkt. Nadat 2dA in het voorjaar van 2014 de afdeling ...

Daarnaast heeft 2dA een viertal scanprojecten onder de aandacht gebracht waarin met name de geschiktheid van de SW-geïndiceerde medewerkers is benoemd; 2dA-directeur Peter van Anrooij: "Het succes van onze digitaliseringen begint met de geconcentreerde werkhouding van deze medewerkers; Dankzij de door hun geleverde kwaliteit leiden onze datacontrole- en optimalisering tot nagenoeg foutloze dataconversies. En het is precies die kwaliteit die onze opdrachtgevers de meest efficiënte toegang geeft tot de waarde van hun digitale data."

Ook Koningin Máxima luisterde geïnteresseerd in de informatiestand, waarin 2dA de digitaliseringsprojecten voor energieleverancier Alliander en het Radboudumc toelichtte. Daarnaast zijn de scanprojecten gepresenteerd voor het Havenziekenhuis en Triodos Bank, die 2dA in samenwerking met document management specialist Cintas, uitvoert. Hierbij zijn de snelheid van oproepbaarheid, multi-doorzoekbaarheid en de mogelijkheden van data-analyse dankzij de verkregen scankwaliteit uitgebreid aan de orde is geweest.

2dA feliciteert de sporters en supporters van BC SMASHING van harte met de promotie naar de eredivisie. De Wijchense badmintonners hebben zich in de afgelopen vier jaar vanuit een achterstandspositie terug weten te knokken naar de hoogste Nederlandse...

Hoofdsponsor 2dA waardeert deze prestatie met een hernieuwd sponsorschap van drie jaar en wenst (op de foto v.l.n.r.) talenten Brendon Bessem, Judith Campman, Denise Hall, Ella Peters, Roy Reijbroek en Yannic Smeets een succesvol sportief vervolg. De dataspecialist bedankt ook alle ondersteuners voor getoonde sportiviteit en inzet. TOP!

Het hele team van 2dA is trots op haar finaleplaats voor de MVO Award Nijmegen/Wijchen 2016. Deze prijs wordt jaarlijks uitgereikt aan bedrijven uit Nijmegen, Wijchen, Beuningen en Heumen, die zich onderscheiden door maatschappelijke verantwoord te o...

Per 1 januari 2018 is 2dA BV weer terug op een vertrouwde stek; Binnen het gebouw van Werkbedrijf van Rijk van Nijmegen (voormalig Breed) zijn onder meer de activiteiten digitalisering, softwareontwikkeling en support ondergebracht.

Wilt u ons bezoeke...

Het nieuwe adres is Boekweitweg 4 – 6534 AC Nijmegen.