In de gemeente Hengelo lag bijna 1 kilometer aan bouwarchief te wachten op digitalisering. Een flinke klus, maar de gemeente, SWB en 2dA zijn inmiddels een flink eind op weg. “Geweldig om te zien waar we nu staan”, roept Daniëlle Hag tevreden. In het afgelopen coronajaar zijn veel mensen aan de slag gegaan met renovaties of verbouwingen en dus hadden ze een digitale tekening van het huis nodig.

Daniëlle Hag, projectleider en informatie adviseur bij de gemeente Hengelo, vertelt dat zij als gemeente zo’n vier jaar geleden voor de opgave kwamen te staan om het bouwarchief te digitaliseren.

Daniëlle: “Er is dagelijks vraag naar informatie uit de archieven, waaronder bouwdossiers. De werkwijze met papier is veelal inefficiënt en kwetsbaar. We willen als gemeente heel graag de dienstverlening naar de burger verbeteren door middel van digitalisering. Daarnaast was het uitgangspunt voor het nieuwe stadskantoor (dat in 2019 in gebruik is genomen) dat er een flexibel kantoorconcept zou zijn, en er sprake zou zijn van digitale informatievoorziening. Daarom heeft de raad van de gemeente Hengelo in 2017 vastgesteld dat er budget vrijgemaakt mocht worden om een start te maken met het digitaliseren van papieren archieven. De gemeentelijke papieren archieven waren toen 3,5 strekkende kilometer. Het vrijgemaakte budget is gebruikt om het bouwarchief te digitaliseren, gezien de vele opvragingen (van medewerkers en inwoners) en omvang (circa 800 strekkende meter).”

In 2018 zijn de gemeente Hengelo en SWB de samenwerking aangegaan om het bouwarchief te digitaliseren. De gemeente Hengelo wilde graag een lokaal sociaal werkbedrijf de kans bieden om hier tientallen Hengeloërs uit diverse doelgroepen een perspectief te bieden. Leon Teussink, werkcoach en projectleider SWB: “Als leerwerkbedrijf ontwikkelen wij mensen en versterken we hun positie op de arbeidsmarkt. Als samenwerkingspartner helpen wij bedrijven en organisaties bij het behalen van MVO doelstellingen op het gebied van arbeid. Wij geloven dat ieder mens waardevol is, iets te bieden heeft en erbij wil horen. Een baan en samenwerken met collega’s zijn daarbij belangrijk. Voor deze opdracht van de gemeente hebben we een team samengesteld waarvan we wisten dat zij prima met deze opdracht uit de voeten konden.”

800 meter bouwarchief

In de praktijk betekent dit dat de gemeente het bouwarchief, 800 meter archief in totaal, heeft verplaatst naar SWB en op locatie bij SWB is een eigen scanstraat ingericht, met behulp van de kennis en ervaring van 2dA. Daniëlle: “Het hele bouwarchief bestond uit stukken van het jaar 1900 tot en met 2010. Na 2010 zijn de stukken standaard digitaal opgeslagen. Van voor 1900 is er helaas zo goed als niets meer.”

Versimpeling indexering

Door de jaren heen is de wijze van archivering continu veranderd. Er werd steeds andere informatie opgeslagen, de wet- en regelgeving veranderde en er kwamen nieuwe inzichten. Dit maakt dat het archief niet eenvoudig te indexeren was en er vele categorieën zijn ontstaan. Daniëlle: “Op advies van 2dA hebben we gekeken naar het vereenvoudigen van de indexering, waardoor we nu nog maar tien criteria hebben waarop we de archiefstukken indelen. Dat zoekt en ordent veel sneller, dat zal je begrijpen.” Leon: “Hoe dichter we bij het heden komen, hoe meer we zien dat de documenten veranderen. Af en toe komt er iets voorbij dat we niet onder de tien categorieën kunnen wegzetten en dan overleggen we met de gemeente hoe we dat indexeren. Daar komen we steeds wel uit samen.”

Samenwerking gemeente, SWB en 2dA

Leon: “Ik kom uit het bankwezen, een hele andere wereld. Toen ik bij SWB kwam werken, werd ik met mijn neus op de feiten gedrukt en ik realiseerde me hoe dankbaar je mag zijn als je moeiteloos in het arbeidsproces kunt meedraaien. Voor de collega’s hier is dat niet vanzelfsprekend, maar ik heb ook ontdekt dat de mensen hier juist andere talenten bezitten die heel waardevol zijn. Ze hebben een enorme drive om het goed te doen, om de klant tevreden te stellen en ze kunnen heel goed uit de voeten met geautomatiseerde opdrachten. Ieder is weer goed in zijn eigen, specifieke taak. Wiljan op den Brouw van 2dA is een dag per week fysiek op onze locatie aanwezig. Het grote voordeel is dat 2dA zelf ook werkt met mensen met een arbeidsbeperking, dus hij weet precies hoe je dit proces voor iedereen werkbaar kunt inrichten. Ik heb enorm veel van Wiljan geleerd!”

Daniëlle vult Leon aan: “De gemeente heeft natuurlijk een directe relatie met de mensen van SWB vanwege hun uitkering. Ik vind het heel mooi om te zien dat we het project op deze manier hebben kunnen inrichten. De standaardisering maakt dat het werk goed te organiseren is. En dat de opdracht lokaal is gebleven, dat vonden we ook heel belangrijk.”

Leon: “Ook geweldig hoe mensen er zelf over praten, ze zijn heel trots op hun werk. Iedereen heeft z’n eigen taak en daar zijn ze heel erg blij mee. Juist niet te veel afwisseling. Ze maken deel uit van een groter geheel. Ze balen ook echt als er iets niet goed is gegaan en zetten dan meteen de schouders er weer onder. Ze willen het echt goed doen.”

Vernietigen papieren archief

Daniëlle: “We gaan digitaliseren en substitueren. Dat wil zeggen dat het digitale archief de definitieve vervanging is van het oude archief en we die laatste ook echt gaan vernietigen. Het digitale archief wordt het nieuwe bronbestand. We maken uiteraard wel uitzonderingen voor documenten met een cultuurhistorische waarde. De papieren van deze cultuurhistorische dossiers blijven veilig opgeborgen in de archiefruimte. Dankzij de digitalisering wordt het papier van deze dossiers niet langer aangetast, omdat het niet meer door vele mensenhanden gaat, maar kan toch iedereen de informatie inzien.”

Soepel procesverloop

Daniëlle: “We zijn heel blij met hoe soepel het proces nu verloopt. We ontvangen steeds voortgangsrapportages en mocht er bijvoorbeeld een keer iets zijn met een scanner, dan merken wij daar niets van. Leon bevestigt dit: “2dA zorgt ervoor dat er binnen 24 uur een oplossing of een vervanging voor komt. Zij zijn maatschappelijk en sociaal betrokken, en begrijpen tegelijkertijd welke zakelijke behoefte er ligt en welke oplossing er nodig is. En we zijn inmiddels ver over de helft. De trein rijdt volop en we hebben er alle vertrouwen in dat we het proces op dezelfde manier voortzetten. Eventuele hobbels zijn tot nu toe steeds goed opgelost, dus ook daar verwacht ik geen problemen.”

Zoeken en vinden van de juiste bestanden

Daniëlle: “Mensen gaan straks zoeken op metadata als ‘straatnaam’ en ‘huisnummer’, en vervolgens wellicht zoeken op ‘nieuwbouw’ of ‘dakkapel’, waardoor ze heel snel de juiste digitale tekeningen kunnen vinden. De digitale bestanden komen op een centrale plek te staan. Eerst is deze opslaglocatie voor alle interne medewerkers beschikbaar, later ook voor bijvoorbeeld inwoners zodat wij via dat centrale systeem ook de digitale bestanden gelijk met hen kunnen delen. Het snuffelen in het papieren archief is daarmee wel definitief van de baan. Het voordeel is dat meerdere mensen nu tegelijk een dossier kunnen inzien, zelfs locatie onafhankelijk, wat niet mogelijk was bij een fysiek dossier.”

Ieder archiefstuk is eenvoudig te traceren

Leon: “Wiljan is voor ons, naast dat hij er een dag in de week is, de hele week prima bereikbaar voor vragen of ondersteuning. De manier waarop 2dA het proces heeft versimpeld, ingericht en hoe ze hun adviesrol hebben opgepakt, heeft ons enorm geholpen.”

Daniëlle: “Bij 2dA is het niet zomaar ‘u vraagt, wij draaien’. We mogen alles vragen en zij zoeken dan naar de best passende oplossing. Als het dus niet mogelijk is, dan komen ze met een alternatieve oplossing die wel haalbaar is. En ze hebben zowel de technische kennis als eigen programmeurs in huis, waardoor ze heel goed weten wat er wel en wat er niet kan.”

Leon: “Het track-and-trace-systeem zorgt ervoor dat ieder archiefstuk te traceren is. Alle dozen worden gescand, dus mochten we iets nodig hebben, dan weten we precies wie de doos op dat moment onder handen heeft. Dat scheelt ons erg veel zoektijd.”

Op de vraag of Daniëlle en Leon vaker met 2dA zouden willen samenwerken is het antwoord eenduidig: “Ja, zeker!”

Daniëlle sluit af: “Begin 2022 wordt naar verwachting het digitaliseringproject voor de bouwdossiers afgerond, maar momenteel hebben we al veel voordeel van de reeds gedigitaliseerde dossiers.”

------

Daniëlle Hag, projectleider en informatie adviseur bij de gemeente Hengelo. Samen met het projectteam bestaande uit een senior archiefmedewerker, een functioneel beheerder en de archivaris zorgen zij namens de gemeente Hengelo voor het uitvoeren van de taken van de gemeente met betrekking tot het digitaliseren van de bouwdossiers.

Leon Teussink - werkcoach en projectleider SWB, dagelijkse leiding over een groep van 16 mensen. Hiervoor heeft hij 20 jaar gewerkt in de financiële dienstverlening als trainer, coach, hypotheek- en financieel adviseur en als mede-eigenaar van een financieel advieskantoor.