Bouwvergunningen_

Bouwvergunningen digitaliseren vraagt meer dan alleen een scanoplossing!

Voor het scannen van bouwvergunningen geldt geen specifieke normering. Toch vraagt juist het digitaliseren van deze archieven om specialistische kennis, kunde en ervaring, alsook de juiste (scan)apparatuur om toekomstig klantgericht en efficiënt archiefgebruik te garanderen.

Dossiers met bouwvergunningen behoren tot de meest geraadpleegde archiefmaterialen door de burger, als ook tot de meest omvangrijke; Zo moet een dossier Bouwvergunning wettelijk gezien minimaal bestaan uit een bouwaanvraag, de verleende vergunning en gewaarmerkte bouwtekeningen. In de regel worden ook vaak foto’s, situatieschetsen, constructietekeningen en - berekeningen en bezwaarschriften toegevoegd. Ook bevatten veel bouwdossiers verslagen en adviezen van monumenten- en welstandcommissies. Dit alles maakt dat in archieven Bouwvergunningen de meest omvangrijke en complexe dossiers te vinden zijn.

Waarom bouwvergunningen vakkundig (laten) digitaliseren?

Bouwvergunningen kennen lange bewaarplichten en zijn in de regel in hoge mate ruimte-innemend. Daarom lopen veel gemeentelijke en regionale archiefdiensten tegen ruimtegebrek en inefficiënt gebruik aan. Genoeg redenen voor die gemeenten en (Regionale) Archiefdiensten (welke wettelijke bepaald uiterlijk na 20 jaar de opslag van de gemeenten overnemen) om tot het digitaliseren van archieven met bouwvergunningen over te gaan.

Het digitaliseren van archieven met bouwvergunningen kent daarnaast ook een paar andere belangrijke voordelen; Door jarenlang intensief gebruik is ook in de best verzorgde archieven dossiervervuiling te vinden. 2dA biedt binnen haar scanprocessen standaard mogelijkheden om de correctheid van originele data te optimaliseren tot wel 99.99%. Hierbij zijn ondermeer het 2dA Track&Trace System®, het 2dA Control System® en de toevoeging van metadata bepalende factoren. Binnen een 2dA-digitaliseringsproces kunt u daarom vanaf het moment van aanlevering, overal en direct - geautoriseerd - inzicht verkrijgen in de where abouts van elk individueel dossier. Afhankelijk van uw doelstellingen en budget kunt u kiezen voor verschillende levels van digitaliseren en dataoptimalisatie. Vraag de 2dA-specialist welk kwaliteit- en prijsniveau u het best geholpen bent.

2dA digitaliseert minimaal volgens de Substitutienorm

Na het digitaliseren volgens het 2dA-proces kunt u kiezen voor vernietiging van de oorspronkelijke bouwvergunningendossiers; 2dA biedt gemeenten en regionale diensten - als andere opdrachtgevers - standaard een digitaliseringproces met minimaal de wettelijk geldende Substitutienorm! Met deze kwaliteitseisen kunnen de oorspronkelijke archieven bouwvergunningen in aanmerking komen voor vernietiging binnen de geldende bewaartermijnen.

Bijkomende voordeel van kiezen voor een 2dA-digitaliseringsproces is dat het archiefmateriaal binnen hetzelfde proces volledig geautomatiseerd geschikt gemaakt wordt voor efficiënt en klantgericht toekomstig gebruik; Medewerkers en burgers kunnen daarin geautoriseerd en binnen seconden toegang krijgen tot multi doorzoekbare gedigitaliseerde bouwvergunningen.

En 'last but not least': uitsluitend zo kunt u als opdrachtgever een 100%-retourgarantie krijgen op alle origineel geleverde archiefmaterialen. Vanaf het moment van aanlevering is uw archief met bouwvergunningen veilig, direct en te allen tijde traceer- en controleerbaar.

Enkele voordelen van bouwvergunningen digitaliseren

Versnelde overdracht mogelijk van gemeentelijke archieven naar archiefbewaarplaatsen;
Ruimtewinst binnen gemeenten;
Kwaliteitsoptimalisatie van zowel nog te digitaliseren als al gedigitaliseerde data (‘van vervuilde data naar correcte data’);
Ultra snelle doorzoekbaarheid gedigitaliseerde en geoptimaliseerde bestanden;
Overal en altijd, geautoriseerde, toegang;
Hoger serviceniveau voor de burger.